会議のあり方について

先日、在庫管理、契約管理、帳簿管理等を、業務効率化の為に、紙での管理からシステムを使用した管理に変更しようという打ち合わせを設定する場面がありました。

私は担当の後輩に、事務方の人とよく打ち合わせをして、報告をしてください、と言いました。

すると、後輩から、

私の報告に漏れ、齟齬があってはいけないので、先輩も会議に出席してください。

と言われました。

唖然として、何も言えませんでした。この後輩は自分の価値・仕事をなんだと思っているのか、疑問に思いました。

次に、会議の出席者に対して、上司から、

〇〇さんと〇〇さんと〇〇さんも会議に出席させてください。

と言われたので、

会議の出席者が増えると開催時間の調整、会議室の準備、会議時間などが煩雑になり、目的へのスピード感がなくなるので、それは避けてください。

と意見したところ、

〇〇さん、〇〇さん、〇〇さんはスピード感を下げるようなことはしないので、安心してください。

と言われました。色々な人に共有する為に、出席させたい思いが上司にあるのはわかりますが、「スピード感を下げるようなことはしない」という根拠を堂々と言ってくることには違和感を覚えました。

人が増えれば、会議に対するコストがあがるのは自明のことです。場所と時間と人をかけるのですから、、、。そういったもの最小限にする為に、担当者が出席して、報告するというルートがあるのだと思ってます。(もちろん、様々な意見の人を取り入れる為に議論したいなら、出席者を多くする手段もあると思います。)

恐らくですが、根本にあるのはみんな会議をしたいだけなのです。仕事した気になりたいのです。それであれば、皆さんの自己満足の為に、私を巻き込まないでほしい、と思いました。

ただ、それぞれの立場からの言い分も分からなくはないので、会議の設定の仕方についてはもう少し勉強しなければと思いました。

読んで頂き、ありがとうございました。